이메일 오해

다른

우리 모두는 뉴스룸의 공리를 알고 있습니다. 우리는 정보 사업을 하고 있지만 서로 의사 소통하는 데 서투릅니다.

그리고 이메일은 우리의 실적을 향상시키지 못했습니다.

의심의 여지가 없기 때문에 다정한 동료가 스리 스리니바산 제목과 함께 두 개의 열을 작성합니다 “나는 이메일을 싫어한다” 작년 포인터 온라인에서. 둘 다 우수한 독서를 위해 만드십시오.

나는 이메일을 싫어하지 않는다. 하지만 직장 내 오해를 불러일으킬 수 있는 방식이 싫습니다. 오해의 소지가 있는 이메일은 뉴스룸에서 가장 큰 문제를 야기합니다.

• 시간 관리


• 갈등 해결


• 협동

전자 메일은 효과적일 때 사람들에게 계속 정보를 제공하고 작업을 신속하게 처리하며 멀리 떨어져 있는 사람들을 연결합니다. 그러나 너무 자주 전자 메일은 너무 많은 질문을 남기고 이러한 질문은 문제를 일으킵니다.

잘못 이해된 이메일에서 비롯된 몇 가지 질문을 살펴보겠습니다.

질문: 언제 이것이 필요합니까?

언제 필요한지 알려주지 않고 정보나 조치에 대한 요청을 보냈습니다. 긴급한 일입니까? 응답을 위해 다른 작업을 보류해야 합니까? 이것은 '시간이 있을 때' 요청이지만 특정 기한까지 필요합니까?

시간에 대한 이메일 메시지가 명확할 때 시간을 더 잘 관리할 수 있습니다. 이것은 상사가 이해하는 데 특히 중요합니다. 메시지를 보낼 때 사람들은 당신이 즉시 조치를 취해야 한다고 생각할 가능성이 높습니다. 그렇지 않은 경우 받는 사람에게 반드시 알리십시오. 자신의 코드를 개발하십시오. ASAP가 무엇을 의미하는지 우리는 모두 알고 있습니다. 아마도 AYC(At Your Convenience)를 사용하거나 WYC(When You Can — don't clear decks to do this)와 같은 자체 약어를 긴급하지 않은 요청에 대한 조건으로 사용할 수 있습니다.



질문: 왜 내 질문에 대답하지 않았습니까?

두 가지 질문이 있는 메시지를 보냈습니다. 예시:

'안녕. 새 렌즈가 들어왔는지 확인 중입니다. 앞으로 이틀 동안 휴가를 가는데 그에 대한 상태 보고서와 다음 주에 휴가를 요청하는 제 요청을 보았는지 확인하고 싶습니다.”

그러면 다음과 같이 답장이 옵니다.

'아직 렌즈가 안 들어왔어. 휴가 신청을 받았습니다.”

대답은 불완전하고 실망스럽습니다. 가장 좋은 답변은 렌즈에 대한 상태 보고서와 휴가를 보낼 수 있는지 여부에 대한 결정을 포함하는 것입니다. 너무 바빠서 두 답변을 모두 즉시 조사할 수 없다면 다음과 같이 말하십시오. 오늘 나중에 UPS에서 확인하겠습니다. 여전히 휴가 날짜를 확인해야 합니다. 충돌이 있을 수 있습니다. 하루가 끝날 때까지 알려드리겠습니다.” 대답할 수 있을 때 사람들에게 말하는 것은 헌신과 존경심을 나타냅니다. 물론, 당신은 따라야합니다!

우리는 이메일을 너무 많이 받기 때문에 빨리 읽어보고 포함된 모든 질문에 답하는 것을 소홀히 할 수 있습니다. '답장'을 누르기 전에 문의 사항과 답변을 다시 읽으십시오. 그 작은 행동은 발신자와 응답자가 추가 서신과 약간의 짜증을 피하는 데 도움이 될 수 있습니다.

자극에 대해 말하자면...

질문: 나한테 화났어?

이메일은 개성과 맥락이 부족합니다. 우리가 쓰는 단어는 여러 가지 방법으로 읽을 수 있습니다. 보낸 사람이 효율적이라고 생각하는 내용을 간결하게 작성하면 받는 사람이 이를 간결하고 무시하는 것으로 인식할 수 있습니다.

예시:

나는 편집자에게 이렇게 편지를 씁니다. “안녕 줄리. 연말 센터피스가 마음에 들었습니다. 나는 이메일 문제에 대한 칼럼을 작성 중이며, 그것이 당신에게 도움이된다면 편집을 위해 오후 5시 이후에 당신에게 보낼 것입니다.'

그녀는 “좋아요”라고 대답합니다.

이제 최고의 연극 기술을 사용하여 '좋다'라는 단어를 다섯 가지 방법으로 큰 소리로 읽으십시오. 다섯 가지 해석에는 행복, 만족, 분노, 간증 또는 지루함이 포함될 수 있습니다.

효율성을 위해 서두르다가 메시지에 인간미와 맥락을 추가할 기회를 얼마나 자주 놓치나요? 당신은 미소로 메일을 장식할 필요가 없습니다 — 몇 마디만 더하면 됩니다. Pointer Online 관리 편집자, 줄리 모스 , 이것의 주인입니다. 그녀의 효율적인 답변은 다음과 같습니다. “피드백 감사합니다! 오후 5시 잘 작동해야합니다. 감사합니다.”

질문: 이것은 전쟁입니까?

저널리스트들과 갈등 해결 사례 연구를 하다 보면 분노에 가득 찬 이메일 때문에 지옥에 갔다는 사실을 얼마나 많이 배웠는지 모릅니다. 이메일에 개성이 넘치고 모든 것이 냉소적일 때가 있습니다. 당신은 메시지가 아니라 편지 폭탄을 보내고 있습니다. 그것은 말보다 더 많은 무게를 싣고 더 많은 피해를 줄 수 있습니다. 당신이 그것을 옹호할 만큼 충분히 신경을 쓴다면 누군가와 개인적으로 이야기할 만큼 충분히 신경쓰고 말할 뿐만 아니라 경청할 준비를 하십시오. 이메일 논쟁은 상황을 복잡하게 만들고 악화시킬 뿐입니다.

나는 Poynter 세미나 참가자에게서 들은 이 주문이 경찰과 같은 방식으로 전달되는 것을 좋아합니다. Tick off? 날려버릴 준비가 되었나요? 키보드에서 물러나십시오.

질문: 내가 왜? 왜?

왜 그런 일이 일어났는지 전혀 이해하지 못한 채 이메일에 복사되는 것을 좋아하지 않습니까? 대화에 초대되었는지, 응답할 것으로 예상되는지 또는 보낸 사람이 단순히 CYA에 참여 행동.

사람들을 베끼는 것은 칭찬이 될 수 있고, 사람들에게 좋은 아이디어를 알려주거나 영향을 미칠 가능성이 있는 무언가에 대해 알릴 수 있습니다. 누군가를 칭찬할 때 상사를 따라하는 것은 좋은 소식이 먹이 사슬에 퍼졌으면 한다는 분명한 메시지입니다.

그러나 'cc:' 근거가 발신자에게만큼 수신자에게도 분명하지 않다면 문제가 있습니다. 그들이 알고 있다고 가정하지 마십시오. 당신은 당신의 서클에 있는 사람들에게 그들이 복사되기를 원하는지 그리고 어떻게 하고 싶은지 물어볼 수 있습니다. 일부는 실제로 루프에 있기를 원하는 반면 다른 일부는 옵트아웃하는 것을 좋아할 수 있습니다. 오해의 소지가 있으면 이메일에 사람들을 복사한 이유에 대한 간단한 설명을 포함시키십시오.

질문: 왜 미스터리인가?

이메일 주소 이외의 연락처 정보를 메시지에 포함하지 않았습니다. 제가 잘 모르는데 전화나 메일 같은 어처구니 없는 일을 하고 싶다면 직위, 주소, 전화번호를 아는 것이 도움이 될 것입니다. 그들은 초등학교 학생들에게 자동 서명을 위해 이메일을 설정하는 방법을 가르칩니다. 요즘은 90년대로 과감하게 도약해서 여러분도 해볼 때가 된 것 같습니다.

제목 줄에 아무것도 없는 메시지를 보냈습니다. 그것은 당신을 위한 아주 작은 시간 절약이었지만 확실히 도움이 되지 않았습니다. 전자 메일 분류를 하는 경우 이 편지가 중요하거나 경솔한 것인지 판단할 수 없으며 나중에 주제별로 쉽게 검색할 수도 없습니다.

헤드라인 작성 기술을 사용하여 여기에서 저를 도와주세요. '안녕' 또는 '질문'은 저장하고 다시 방문할 필요가 없는 짧은 메시지에 사용할 수 있습니다. 그러나 메시지가 중요할 때는 제목에 이를 반영해야 합니다. 그리고 부디, 당신이 파일에 있던 우리의 오래된 이메일에 새롭고 관련 없는 메시지를 히치하이크하지 마십시오. 그 이메일은 더 이상 주중 주제에 적용되지 않는 이전의 원래 제목과 함께 나에게 보냅니다.

질문: 애착 장애가 있습니까?

내 포인터 동료 스콧 리빈 그의 애완 동물 오줌 인 이것을 제안했습니다. 첨부 파일을 약속하고 '보내기' 버튼을 누르기 전에 첨부 파일을 포함하는 것을 잊는 사람들에 관한 것이 아닙니다. 우리는 때때로 그 실수에 당황합니다. 오히려 Scott은 필요하지 않은 첨부 파일을 보내는 사람들의 수 때문에 미루고 있습니다. 그는 왜 읽고 싶어 하는지에 대한 설명 없이 첨부된 명함이나 로고 또는 메시지의 첨부 파일과 같은 것에 대해 이야기하고 있습니다. 초과 전자 수하물은 우편함을 막히거나 일부 메시지를 여는 속도를 늦출 수 있습니다.

전화 접속이나 기타 느린 인터넷 연결을 사용하는 사람들에게는 특별한 문제이지만 불필요한 첨부 파일은 광대역 사용자에게도 시간과 공간을 잡아먹습니다. 일반적인 전자 메일과 마찬가지로 정말로 관련 있는 내용을 보내는 것은 받는 사람의 시간을 존중한다는 신호입니다.

질문: 당신은 나를 피하고 있습니까?

전자 메일에 너무 많이 의존하면 사람들이 전자 메일을 자신과 거리를 두는 의식적인 결정으로 받아들일 수 있습니다. 이메일은 우리를 계속 연결시켜 줄 수 있지만 또한 우리를 멀어지게 할 수도 있습니다. 그래서 스스로에게 물어보십시오. 이것이 내가 직접 의사소통할 수 있거나 의사소통해야 하는 것입니까? 내가 이 사람과 얼굴을 맞대고 마지막으로 이야기한 것이 언제였습니까? 일부 언론인이 설명한 편집자가 되지 마십시오. 기자와 불과 몇 피트 떨어져 있지만 단순히 이야기하는 대신 이메일을 보내는 편집자입니다.

나는 이메일을 싫어하지 않는다. 사실, 위스콘신에 살고 플로리다에서 일하는 사람으로서 저는 전자 메일을 전 세계의 동료와 저널리스트에게 생명줄로 생각합니다. 그러나 나는 그것을 현명하게 사용하고 있는지 확인하는 것이 나에게 달려 있다는 것을 압니다. 오해가 아니라 정보의 출처로 사용하고 있습니다.

당신도 마찬가지입니다. 따라서 예를 들어 이 칼럼을 학습 도구로 동료에게 이메일로 보내기로 결정했다면 왜 그렇게 했는지 설명하는 메모를 포함해야 합니다.

더 나은 방법은 그들과 이야기하는 것입니다.