언론인이 Excel을 사용하여 기사용 데이터를 구성하는 방법

점점 더 많은 기자들이 Microsoft Excel 또는 다음과 같은 유사한 스프레드시트 프로그램으로 눈을 돌리고 있습니다. 애플의 숫자 — 보고를 진행합니다. 그들은 스프레드시트를 사용하여 시 예산, 야구 통계, 캠페인 재정 및 병원 데이터를 추적하고 있습니다.

스프레드시트를 아직 사용하지 않는다면 어디서부터 시작해야 할지 막막합니다. 이 글에서는 Excel을 사용하고 싶지만 경험이 거의 없는 언론인을 위한 몇 가지 지침을 제공합니다.

간단한 공식

스프레드시트 프로그램은 세로 열(각각 문자 할당)과 가로 행(각각 숫자 할당)으로 배열된 셀 테이블로 설정됩니다. 열과 행의 교차점이 셀입니다. 따라서 A열과 1행의 결과는 A1 셀이 됩니다.

스프레드시트의 가장 큰 이점 중 하나는 셀을 결합하여 새 데이터를 생성하는 기능입니다. 우리는 공식을 통해 이것을 수행합니다.

셀 A1의 값이 6이고 셀 B1의 값이 2라고 가정해 보겠습니다. 이 셀에 대해 수학을 수행할 수 있습니다. C1 셀에 등호(수식을 작성 중인 셀을 알려줌)를 입력한 다음 A1 셀을 선택하고 더하기 기호를 입력한 다음 B2 셀을 선택합니다. return 키를 누르면 이제 셀 C1의 값이 8인 것을 볼 수 있습니다.

그래서 이거 …

... 다음이 됩니다.

C1 셀의 수식을 '=A1-B1'으로 변경하면 ...

... C1의 값은 4로 변경됩니다.

마찬가지로 수식을 '=A1/B1'으로 변경하면 …

... C1의 값은 3이 됩니다.

그리고 공식을 '=A1*B1'으로 바꾸면 ...

... C1의 값은 12가 됩니다.

A1 또는 B1의 값을 변경하면 C1의 수식 결과도 그에 따라 변경됩니다.

위의 예에서 스프레드시트는 A1 및 B1의 데이터 유형이 숫자라고 가정합니다. 그러나 때때로 세포에는 다른 종류의 데이터가 있습니다.

데이터 유형

셀은 텍스트(문자열이라고도 함), 백분율, 날짜, 기간, 통화 등을 포함할 수 있습니다.

A1과 B1의 셀 유형을 '숫자'에서 '텍스트'로 변경했다고 상상해보십시오. 우선 Excel은 해당 셀에 대해 더 이상 수학을 수행할 수 없습니다. 그러나 이것이 Excel이 해당 셀로 수식을 수행할 수 없다는 것을 의미하지는 않습니다. 예를 들어, 여전히 A1을 B1에 '추가'할 수 있습니다. 위와 같은 공식을 사용하지만 +를 &로 변경합니다. 그런 다음 '8'을 얻는 대신 '62'를 얻습니다. 엑셀은 이제 ' 연결 '세포.

그래서 이거 …

... 다음이 됩니다.

예를 들어, 전화 번호를 구성 요소별로 구분하여 함께 추가하려는 경우에 유용할 수 있습니다. 다음과 같은 지역 코드 열, 교환 열 및 행 번호 열이 있을 수 있습니다.

분명히, 우리는 이 숫자들을 함께 '더하기'를 원하지 않습니다. 우리는 그것들을 연결하여 하나의 전화번호를 만들고 싶습니다. 또한 이 공식에 새로운 캐릭터를 도입하고 싶습니다. 전화 번호 형식을 다음과 같이 지정하려고 합니다.

(202) 543-1001

이렇게 하려면 수식에 다른 텍스트를 삽입해야 합니다. 다른 문자를 추가하려면 따옴표로 묶고 앰퍼샌드로 구분합니다. 예를 들어 D1 셀에 다음과 같이 작성합니다.

='('&A1&') '&B1&'-'C1은 다음과 같습니다.

해당 수식을 열 아래로 확장하려면 D1 셀을 복사하여 다른 셀에 붙여넣습니다. Excel은 A1, B1 및 C1을 자동으로 A2, B2 및 C2로 변경하고 줄을 따라 다음과 같이 변경할 만큼 똑똑합니다.

Excel에서 처리할 수 있는 다른 유형의 데이터는 다음과 같습니다.

• 날짜
• 기간
• 백분율
• 통화
• 분수
• 과학적 표기법

Excel에서 셀에 포함된 데이터 유형을 지정하면 정보가 표시되는 방식을 제어하고 해당 정보를 적절하게 조작할 수 있습니다. 예를 들어, 2011년 12월 25일을 포함하는 셀이 있고 해당 필드를 날짜로 구문 분석하도록 Excel에 지시하면 Excel에서 2011년 12월 25일 또는 2011년 12월 25일 또는 원하는 대로 표시할 수 있습니다.

마찬가지로 2011년 12월 25일에 '7'을 추가하면 2012년 1월 2일의 예상 결과를 얻을 수 있습니다. 하지만 이는 데이터 유형을 지정하는 경우에만 발생합니다. 그렇게 하려면 지정하려는 셀을 선택하고 서식 메뉴를 클릭한 다음 '셀'을 선택합니다. 필드 유형을 지정할 수 있을 뿐만 아니라 필드 형식도 제공할 수 있습니다.

열 분리

데이터가 결합된 스프레드시트가 있지만 분리하고 싶은 경우가 있습니다. 일반적인 상황에는 이름이 포함됩니다.

다음과 같은 이름의 열을 상상해 보십시오.

이름을 이름과 성이라는 두 개의 열로 분리하고 싶을 수도 있습니다.

그렇게 하려면 열을 선택하고 데이터 메뉴로 이동한 다음 '텍스트를 열로'를 선택합니다. (처리 방법은 Excel 버전에 따라 다를 수 있습니다. 이 지침은 Mac용 Excel 2008용입니다.) 고정 너비(즉, 특정 수의 문자) 또는 특정 구분 기호를 선택할 수 있는 옵션이 있습니다. 공백, 탭, 쉼표, 세미콜론 또는 선택한 구분 기호로 사용할 수 있습니다. 이 예에서는 'Space'를 선택하고 'Finish'를 클릭합니다.

그러면 다음과 같이 끝납니다.

헤더 사용

모든 열을 추적하는 것은 어려울 수 있습니다. 제정신을 유지하기 위해 각 열의 제목을 지정하는 머리글 행을 만들 수 있습니다. 문서 상단에 새 행을 삽입하기만 하면 됩니다. 그런 다음 해당 헤더 행의 각 열에 이름을 지정할 수 있습니다.

그러나 스프레드시트에 행이 많은 경우 아래로 스크롤하면 머리글 행을 잃게 됩니다. 이 문제를 해결하기 위해 헤더 행을 '잠글' 수 있습니다. 방법이 약간 직관적이지 않습니다. 당신은 행을 선택 아름다운 w 머리글 행(또는 행)을 선택한 다음 창 메뉴로 이동하여 '창 고정'을 선택합니다. (참고로 이것은 '일반' 보기에서만 작동합니다.)

이제 문서를 스크롤할 때 머리글 행이 제자리에 유지되어 보고 있는 내용을 항상 쉽게 알 수 있습니다.

이것은 열에서도 작동합니다.

정렬 및 필터링

이제 헤더 행이 있으므로 데이터를 쉽게 필터링하고 정렬할 수 있습니다.

열을 클릭하고 도구 모음 정렬 버튼 중 하나를 선택하면 머리글 행을 포함하여 전체 스프레드시트가 다시 정렬됩니다. 이것은 문제입니다. 데이터를 정렬하지만 머리글 행을 유지하려면 데이터 메뉴로 이동하여 '정렬'을 선택하십시오. 여기에서 정렬 순서를 선택할 수 있습니다. 창 하단에서 Excel에 머리글 행이 있음을 알릴 수 있습니다. 이 행은 프로그램이 첫 번째 행에서 유지합니다.

더 쉬운 방법은 중간 단계가 필요합니다. 데이터 메뉴로 이동하여 '필터'를 선택한 다음 '자동 필터'를 선택합니다. 그렇게 하면 머리글 셀에 작은 화살표가 추가됩니다. 다음과 같이 이 화살표에서 열을 빠르게 정렬하고 필터를 만들 수도 있습니다.

예를 들어 '사용자 지정 필터'를 선택하여 C 열(대통령의 성)을 필터링하여 성에 'o' 문자가 포함된 행만 표시할 수 있습니다. 확인을 클릭하면 목록에서 John Adams가 사라지는 것을 볼 수 있습니다.

그를 다시 데려오려면 해당 열의 헤더 화살표를 클릭하고 '모두 표시'를 선택하십시오.

피벗 테이블

이제 데이터를 조작하고 구성하는 몇 가지 기본 방법을 마스터했으므로 Excel에서 가장 강력한 도구 중 하나인 피벗 테이블을 간단히 살펴보겠습니다. 피벗 테이블을 사용하면 스프레드시트에 포함된 데이터를 쉽게 분석할 수 있습니다.

이 연습에서는 하원 의원에 대한 기부금을 나열하는 스프레드시트를 사용할 것입니다. 각 기여에는 범주가 할당됩니다. 따라서 이 스프레드시트에는 '기여금 금액' 및 '기부금 유형'이라는 두 개의 열이 있습니다.

카테고리별로 모든 기여를 합산하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 이를 위해 데이터 메뉴로 이동하여 '피벗 테이블 보고서...'를 선택하여 피벗 테이블을 시작하겠습니다.

결과 대화 상자에서 분석하려는 데이터의 소스를 식별하라는 메시지가 표시됩니다. 'Microsoft Excel 목록 또는 데이터베이스'를 선택하겠습니다. 그런 다음 사용하려는 데이터의 셀 범위를 식별하라는 메시지가 표시됩니다. 기본적으로 전체 스프레드시트가 사용되지만 일부 데이터만 사용하려는 경우 사용할 스프레드시트 부분을 선택할 수 있습니다. 우리는 기본값에 의존할 것입니다.

그러면 피벗 테이블 마법사가 새 시트에 테이블을 만들 것인지 묻습니다. 당신은 예라고 말할 수 있습니다. 그런 다음 다음과 같은 표와 부동 팔레트로 끝납니다.

Excel은 부동 팔레트의 머리글 레이블을 테이블의 적절한 위치로 끌어다 놓을 것으로 예상합니다.

이제 카테고리별로 기여도를 추가하려고 합니다. 이렇게 하려면 '기여 유형'을 '여기에 행 필드 놓기'라고 표시된 테이블의 가장 왼쪽 부분으로 드래그합니다. 그런 다음 '여기에 데이터 항목 삭제'라고 표시된 테이블의 기본 영역에 '금액'을 놓습니다.

결과 테이블은 범주별로 금액을 자동으로 합산합니다. 예를 들어 기부금에는 '명예비'와 '회의비'라는 두 가지 범주가 있음을 알 수 있습니다. 각각의 총 금액은 다음과 같이 각각 $69,059,752.99 및 $8,787,082.93입니다.

하지만 합계를 원하지 않을 수도 있습니다. 각 카테고리의 평균 기여도를 보고 싶을 수도 있습니다. 플로팅 팔레트에서 '필드 설정' 아이콘(파란색 'i'가 있는 것)을 클릭하고 요약을 '평균'으로 변경하기만 하면 됩니다.

이제 다음과 같이 평균 명예 비용이 $11,563.92이고 평균 회의 비용이 $7,149.78임을 알 수 있습니다.

또는 각 범주별 기여 수를 계산할 수 있습니다. '필드 설정' 아이콘을 다시 클릭한 다음 '개수'를 선택합니다.

피벗 테이블은 처음에는 직관적이지 않지만 일단 익숙해지면 스프레드시트의 데이터를 빠르게 분석하는 데 없어서는 안될 도구가 됩니다.

Excel(및 기타 스프레드시트 프로그램)은 강력한 도구이자 기자의 디지털 무기고의 중요한 부분입니다. 이 튜토리얼이 완전한 것은 아니지만, 두려움 없이 다음 스프레드시트를 파헤칠 수 있을 것입니다.

이 이야기는 포인터의 일부입니다 해킹/해커 시리즈 방법 저널리스트가 기술 및 새로운 기술 도구의 새로운 트렌드에서 배울 수 있는 것에 중점을 둡니다.